BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Trives du med mange forskellige opgaver? Og er du ekspert i at få alle ender til at nå sammen og sikre, at der er styr på stort og småt?
Om jobbet
Til Danske Diakonhjems hovedkontor i Vejle søger vi en servicemindet sekretær, som trives med mange forskellige opgaver, og som altid er på forkant og ser de opgaver, der er på vej, inden de "rammer".
Opgaverne spænder bredt fra at svare telefonen, modtage gæster og håndtere diverse mailbokse for hovedkontoret. Samtidig er sekretæren tovholder og organisator for aktiviteterne på hovedkontoret og har disse planlagt i et årshjul for alt fra personalemøder, en årlig personaledag til introduktionsprogram for nye forstandere og medarbejdere på hovedkontoret.
Som sekretær bliver du superbruger i vores rekrutteringssystem, hvor du skal oprette og vejlede brugere, koordinere og planlægge jobsamtaler samt sikre at opslag bliver lukket ved kontraktindgåelse.
Desuden skal du stå for kursusadministration for de kurser, som vi selv afholder med alt fra koordinere datoer med kursusudbyder og kursussted, udsende information om kommende kurser, håndtere kursustilmeldinger og søge refusion. Hertil kommer praktik omkring events og konferencer.
Sekretæren udfører også mindre kommunikationsopgaver i form af opdateringer på intranetnet/SharePoint, hjemmeside og LinkedIn, og med de rigtige kompetencer vil disse opgaver kunne udvides.
Endelig vil der være indkøb af kontorartikler, merchandise, blomster og gaver til medarbejdere, forstandere og bestyrelse samt løbende "komme til" opgaver i en travl og varieret hverdag.
Vi ser gerne, at du kan sætte strøm til flest mulige opgaver og digitalisere mest muligt.
Arbejdstiden er fast mandag-torsdag 8.00-16.00 og fredag 8.00-13.00 med betalt frokostpause.
Hvem er du?
Vi leder efter den helt rette kombination af administrative færdigheder, service, smil og virkelyst. Du er selv med til at gøre din arbejdsdag givende, indholdsrig og sjov.
Du skal have din faglighed på plads for at søge jobbet, og det betyder at du:
- har erfaring fra lignende stilling
- udviser stor loyalitet, diskretion og indsigt
- er god til at planlægge, prioritere og holde styr på frister og kan bevare overblikket
- er IT-superbruger
- har gode kommunikationsevner i både skrift og tale.
For os er det mindst lige så vigtigt at ansætte den rigtige person, og derfor er du:
- ansvarlig, omhyggelig og proaktiv
- imødekommende, serviceorienteret og god til at samarbejde
- godt tilpas med en arbejdsdag med mange forskellige opgaver
- glad for at lære nyt
- engageret og aktiv i afdelingens udvikling og bidrager med et godt humør.
Hvad får du?
Vi gør alle sammen, det vi er bedst til, og du bliver en central figur, der bidrager med at få enderne til at nå sammen for hele hovedkontoret. Vi er dygtige og dedikerede kolleger, der både kan lide at give den en skalle og have det sjovt.
Du bliver en del af en organisation med gode og dybt forankrede værdier, der udleves i hverdagen, og som gør en forskel.
Ansøgning
Hvis du har lyst til at høre nærmere om stillingen, er du velkommen til at kontakte HR- og udviklingschef Heidi Carstensen på 2194 4012.
Ansøgningsfristen er den 29. december 2023, men ansøgninger behandles løbende, så send gerne din ansøgning hurtigst muligt.
Send din ansøgning til stillingen via dette link: Ansøgning
Ved eventuel indkaldelse til en ansættelsessamtale vil vi bede dig om at besvare en præferenceprofilanalyse fra Garuda.
Danske Diakonhjem opfordrer alle til at søge stillingen uanset køn, alder, etnisk baggrund, handicap m.v.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Vejle Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Danske Diakonhjem, Skomagervej, 7100 Vejle
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 29-12-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5958457
