BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Har du lyst til at arbejde tæt sammen med vores koncerndirektion? Brænder du for at koordinere mødeaktiviteter og sikre en professionel ledelsesbetjening? Og har du herudover lyst til at arbejde med andre sekretariatsopgaver? Så er det måske dig, vi søger til en stilling som chefsekretær i Regionssekretariat og jura i regionshuset i Vejle.
Dine opgaver
Du skal være sekretær for den ene af de to koncerndirektører, som sammen med regionsdirektøren udgør direktionen i Region Syddanmark. Denne opgave forventes at udfylde ca. halvdelen af din arbejdstid.
Den anden halvdel af arbejdstiden skal du indgå i arbejdet med at betjene bl.a. politiske udvalg og andre sekretariatsopgaver som fx videreformidling af indkommet post i elektroniske postkasser, journalisering mv.
Stillingen er nyoprettet i denne konstruktion, idet opgavesammensætningen stammer fra en sammenlægning af to stillinger. Du vil derfor skulle være indstillet på, at du samarbejder med kolleger i to teams og du skal kunne jonglere mellem de to opgavetyper, idet de vil skulle varetages sideløbende. Der vil ske en løbende evaluering af, om opgavemængden i stillingen er passende.
Opgaven som chefsekretær
Opgaven som chefsekretær vil primært være at understøtte koncerndirektøren og sikre en professionel ledelsesbetjening. Det drejer sig bl.a. om at skabe overblik over de kommende ugers begivenheder samt over materiale til brug for møder ved hjælp af digitale redskaber.
Koncerndirektørens primære ansvarsområder er inden for regional udvikling, det præhospitale område samt byggeri og grøn omstilling.
Hertil kommer en bred vifte af driftsopgaver som understøtter koncerndirektørens arbejde, fx journalisering, betaling af regninger, indberetning af kørsel m.m.
Det er en forudsætning, at du kan håndtere fortrolig viden, samt at du har akkuratesse i opgaveløsningen.
Opgaven som chefsekretær løses sideløbende med de øvrige sekretariatsopgaver i stillingen, som beskrives i det følgende.
Opgaven som sekretariatsmedarbejder
De øvrige opgaver i stillingen er at være dagsordensmedarbejder for et eller flere stående udvalg under regionsrådet og/eller administrative mødefora samt bistå med øvrige opgaver i sekretariatet.
Dine opgaver i den forbindelse vil primært være:
- Samle, fremstille og kvalitetssikre dagsordener og referater for møderne (du deltager ikke selv i møderne)
- Opgaver, der relaterer sig til afholdelse af møder, eksempelvis udsende kalenderinvitationer til mødedeltagerne, bestilling af lokaler og forplejning osv.
- Journalisering og videreformidling af indgået elektronisk post
Din profil
Du har erfaring i rollen som chefsekretær og erfaring i at understøtte en direktion, bestyrelse eller topledelse i en større og kompleks organisation.
Herudover har du nogen erfaring fra at arbejde med dagsordener og sekretariatsbetjening i en politisk styret organisation, fx i en region eller en kommune.
Det er væsentligt, at du løbende har vedligeholdt dine kompetencer samt at du har gode IT-færdigheder og en naturlig interesse i at arbejde med forskellige it-systemer inden for bl.a. ESDH og dagsordenproduktion. Vi anvender ESDH-systemet Acadre samt First Agenda. Du finder det naturligt at bistå med videoopkobling og andre teknologiske hjælpemidler til møder, og kan hjælpe mødedeltagerne med dette.
Da der vil være internationale kontakter i stillingen, vil det være en fordel, hvis du besidder gode sprogkundskaber.
Som person er du udadvendt, venlig og diplomatisk og det falder dig naturligt at hjælpe og supportere både politikere og kolleger i afdelingen samt resten af organisationen. Du har stærke relationelle kompetencer og har let ved at få et godt netværk.
Du er systematisk, samvittighedsfuld og har sans for detaljen, og er i stand til at håndtere travlhed og have mange bolde i luften på én gang og bevare roen og overblikket - også når der er travlt. Herudover forestiller vi os, at du er struktureret og god til at prioritere dine opgaver, robust og driftssikker, har en positiv tilgang til tingene, er serviceminded og er indstillet på at give en hånd, hvis en kollega har brug for hjælp.
Du vil indgå i to teams med erfarne medarbejdere, og vil få en bred samarbejdsflade på tværs af organisationen, idet du kommer til at samarbejde med direktion og kolleger i regionshuset samt øvrige interne og eksterne samarbejdsparter. Det er derfor væsentligt, at du er imødekommende og evner at kommunikere tydeligt og præcist – med øje for modtageren.
Om afdelingen og kollegerne
Stillingen er placeret i afdelingen Regionssekretariat og jura med i alt ca. 40 ansatte. Afdelingens opgaver består primært af betjening af Region Syddanmarks øverste politiske og administrative ledelse samt en meget bred vifte af juridiske rådgivningsopgaver i forhold til alle regionens områder.
Vi er en afdeling med et højt ambitionsniveau, et stort engagement og en høj trivsel. Vi har kolleger med forskellig uddannelsesmæssig baggrund og i alle aldre, og så er vi en travl og dynamisk arbejdsplads med en humoristisk og uformel omgangstone.
Vi har i det daglige fokus på at skabe en god balance mellem arbejde og privatliv. Vi lægger også vægt på faglig og personlig udvikling, og at vores medarbejdere har de kompetencer, som er nødvendige for at kunne løse deres opgaver.
Du kommer til at referere til afdelingschefen for Regionssekretariat og jura. Du skal være indstillet på, at der kan forekomme arbejde uden for almindelig arbejdstid.
Om Region Syddanmark
Regionshuset i Vejle har ca. 700 medarbejdere. Region Syddanmark er med sine ca. 25.000 ansatte en af Danmarks største arbejdspladser. Forretningsområderne dækker sundhed, psykiatri- og socialområdet samt regional udvikling.
Yderligere information
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende HK-overenskomst. Stillingen er en fuldtidsstilling, og det vil ikke være muligt med ansættelse på deltid.
Tiltrædelse: 1. oktober 2023 eller efter aftale.
Arbejdsstedet er Regionshuset, Damhaven 12, Vejle.
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingschef Hanne Molbo på tlf. 3051 6755 (ferie fra 7. - 30. juli)
Din ansøgning
Ansøgningsfristen er torsdag den 10. august 2023
Vi forventer at holde ansættelsessamtaler den 17. august 2023 og eventuelle 2. samtaler den 21. august 2023.
Sådan søger du
Send din ansøgning sammen med relevante bilag.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Vejle Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Region Syddanmark, Damhaven 12, 7100 Vejle
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 10-08-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Ved skriftlig henvendelse: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=198&ProjectId=225848&DepartmentId=5563&MediaId=2511&SkipAdvertisement=true
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5861231